Heute möchte ich ein Thema ansprechen, dass ich in vielen Betrieben als absolut verbesserungswürdig erachte:
Die interne Kommunikation.
Wie oft erlebe ich, dass in den Unternehmen sehr viel getan wird, um die Mitarbeiterzufriedenheit und damit auch die Bindung ans Unternehmen zu erhöhen … aber dann wiederum hapert es am Elementarsten: Der Information und Kommunikation. Irgendwie scheint dies im Alltag immer wieder hinten runter zu fallen, ist mein Eindruck. Und das ist kein spezifisches Branchenproblem. Aber gerade in unserer Branche, in der viele Abteilungen eng zusammenarbeiten, ist eine gute Kommunikation natürlich extrem wichtig.
Dabei gibt es heute so coole Tools, die den Kommunikationsfluss vereinfachen. Wie hotelkit.
Ich möchte es euch am Beispiel des Platzl Hotels darstellen, das übrigens gerade den ersten Platz beim Hospitality HR Award in Sachen Mitarbeiterbindung und -entwicklung gewonnen hat. Das Platzl Hotel ist ein inhabergeführtes Traditionshaus mit 168 Zimmern mitten im Herzen von München. 140 Mitarbeiter sorgen tagtäglich für einen reibungslosen Ablauf und zufriedene Gäste. Um dies auf höchstem Niveau umsetzen zu können sind starke Standards, eine reibungslose, unternehmensweite Kommunikation sowie schlanke Prozesse in allen Abteilungen erforderlich.
Das Vorhaben des Platzl, eine zentrale Mitarbeiterplattform zu schaffen, wurde mit der Einführung von hotelkit übertroffen. Denn heute fungiert hotelkit als Drehscheibe für jede Art von interner Kommunikation, ist zentrale Wissensbasis geworden und bildet eine Vielzahl operativer Prozesse weitaus effizienter ab.
Mit Heiko Buchta hat 2014 ein General Manager aus der klassischen Kettenhotellerie das Ruder im Platzl übernommen. Aufgrund von Ineffizienz sowohl in der täglichen Kommunikation als auch in der Umsetzung von Prozessen in klassischer Papierform, wurde nach einer neuen Lösung für die Digitalisierung täglicher operativer Prozesse gesucht. Der Anspruch war eine ganzheitliche operative Lösung zu finden, welche gleichzeitig auch als Mitarbeiterplattform fungiert. Im Juni 2015 startete der Set-Up Prozess von hotelkit. Basierend auf den Erfahrungswerten des hotelkit Teams einigte man sich auf einen Start in kleiner Runde – Mitarbeiter aus den Abteilungen Front Office, Haustechnik, Management und Verwaltung würden 30 Tage einige ausgewählte Prozesse ausschließlich via hotelkit umsetzen. Dazu gehörten die tägliche Dienstübergabe, der tägliche Mitarbeiter-Newsletter mit den wichtigsten Infos aus allen Abteilungen, sowie die gesamte Koordination der Schadensfälle und Reparaturen im Haus.
Bereits nach zwei Wochen täglicher Nutzung waren die Ergebnisse überzeugend und die Mitarbeiter sowie das Management begeistert. Nach Ablauf der 30 Tage Testphase entschied sich das Team rund um Heiko Buchta hotelkit dauerhaft im Hotel Platzl mit der gesamten Belegschaft einzusetzen. Mit der Unterstützung des hotelkit Teams wurden innerhalb weniger Wochen nach Testphasenende alle weiteren Abteilungen und Mitarbeiter in die tägliche Nutzung der Hotel Operations & Communication Software integriert.
Kommunikation? Läuft!
Seither läuft jegliche interne Kommunikation im Hotel Platzl via hotelkit. Informationen werden auf digitalem Weg übergeben und mit einem täglichen Newsbeitrag alle Kollegen über die wichtigsten Zahlen und Ereignisse aller Abteilungen informiert. Diese stehen den Mitarbeitern bei Dienstbeginn strukturiert zur Verfügung. „Die Arbeit ist wirklich einfacher geworden mit hotelkit – alle Informationen und Ereignisse sind dort gesammelt und in null Komma nichts kann man die Kollegen über etwas in Kenntnis setzen“, so Jens Zellentin, Rooms Division Manager.
Viele Bereiche profitieren täglich von hotelkit. Vom Haustechniker-Team werden heute keine Schadensfälle mehr behoben, welche nicht vorher in hotelkit dokumentiert wurden. Das Team erhält somit einen perfekten Überblick über alle offenen Aufträge und die Auslastung der Technik Mitarbeiter kann besser koordiniert werden. Dokumentiert werden die rund 315 Schadensfälle pro Monat hauptsächlich von Mitarbeitern aus den Bereichen Housekeeping, Rezeption und Management. Alle Daten rund um die Schadensfälle stehen dem Hotel für Auswertungen zur Verfügung.
Auch mit dem Aufbau des Wissensmanagement Bereichs wurde nach der Testphase gestartet. In einem Projekt mit der FH München wurden alle Qualitätsstandards aktualisiert und verbessert. Diesen Prozess hat man dazu genutzt, die Ergebnisse direkt in das hotelkit Handbuch einzuarbeiten. Heute werden diese Inhalte um viele hilfreiche Informationen aus den diversen Abteilungen erweitert.
Der General Manager hat es sich zusammen mit der Quality & Trainingsmanagerin zur Aufgabe gemacht, die Ideen der Mitarbeiter in hotelkit up-to-date zu halten und die tatsächliche Umsetzung voranzutreiben. Im Durchschnitt werden fünf Ideen pro Monat von verschiedenen Mitarbeitern in hotelkit eingestellt, diskutiert und rund 70% erfolgreich umgesetzt.
„Spannend ist, dass hotelkit nicht stehen bleibt. Das hotelkit Team bringt ständig neue Ideen und Tools ein, mit welchen wir unseren Arbeitsalltag auf digitalem Weg noch effizienter gestalten können“, so Heiko Buchta, General Manager im Hotel Platzl.
Hier noch ein einmal alle Facts:
- Alle 140 Mitarbeiter arbeiten heute mit hotelkit und rund 60% der Teammitglieder sind täglich in hotelkit aktiv.
- Monatlich werden 350 Reparaturen im System dokumentiert, wobei das Technik-Team keine anderen Aufträge mehr annimmt – eine lückenlose Auswertung der Daten ist dadurch garantiert.
- Das Qualitätshandbuch umfasst inzwischen fast 700 Artikel, Tendenz stark steigend.
- Pro Monat werden rund fünf neue Ideen in hotelkit gesammelt und etwa 70% davon gemeinsam umgesetzt.
- Außerdem interessant: pro Monat werden mehr als 400 Übergaben und News über hotelkit mit den Mitarbeitern geteilt, welche sich mit rund 600 Kommentaren dazu intensiv austauschen.
Kommunikation kann so einfach sein, nicht wahr?
